9เคล็ด(ไม่)ลับ ใช้อีเมลให้เป็น ตามสไตล์ Google


การสื่อสารในศตวรรษแห่งอินเทอร์เน็ตมักหมายถึงการใช้อีเมล แต่ถึงแม้อีเมลจะทรงพลังและมีประโยชน์มากมายก็ตาม แต่มันอาจทำให้มนุษย์ที่มีความสุขและมองโลกในแง่ดีมีอาการขนพองสยองเกล้าได้เหมือนกัน ต่อไปนี้เป็นหลักการที่เราใช้เพื่อลดลางสังหรณ์แบบนั้น

 

1. รีบตอบให้เร็ว มีคนอยู่ 2 แบบคือ แบบที่เราเชื่อใจได้ว่าจะตอบอีเมลโดยไม่ชักช้า กับอีกแบบหนึ่งทำอย่างนั้นไม่ได้ พยายามเป็นแบบแรกให้ได้ คนเก่งที่มีงานยุ่งมากๆ ที่เรารู้จักส่วนใหญ่เป็นคนตอบอีเมลเร็วมาก ไม่เฉพาะกับเราหรือใครบางคนเท่านั้น แต่ตอบเร็วสำหรับทุกคน การตอบอีเมลเร็วช่วยสร้างกลุ่มสื่อสารโต้ตอบเชิงบวก ทำให้ลูกน้องและเพื่อนร่วมงานอยากให้คุณมาร่วมวงสนทนาและตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ การตอบอีเมลจากทุกคนอย่างรวดเร็วยังช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมขององค์กรที่มีโครงสร้างแบบราบและให้ความสำคัญแก่หลักธรรมาธิปไตยที่คุณพยายามปลูกฝังอีกด้วย คุณอาจตอบสั้นๆ ว่า “รับทราบ” อย่างที่เราชอบใช้ก็ได้ และเมื่อคุณมีความมั่นใจในการตอบกลับอย่างรวดเร็ว ก็เท่ากับเป็นการบอกใครๆอย่างชัดเจนว่า ถ้าไม่มีคำตอบมาหมายความว่าอะไร ในกรณีของเรามักแปลว่า “รับทราบและเดินหน้าได้” ซึ่งดีกว่าการไม่ได้รับคำตอบจากคนอื่นๆ ซึ่งกรณีนั้นมักหมายความว่า “งานเยอะท่วมหัว ยังไม่รู้เลยว่าเมื่อไหร่ถึงจะได้อ่านโน้ตคุณ ถ้าอยากได้คำตอบละก็ รออีกหน่อยก็แล้วกัน แล้วอีกอย่างคือ ผมไม่ชอบขี้หน้าคุณ”

 

2. เวลาเขียนอีเมล ทุกคำมีความสำคัญ พูดเยิ่นเย้อไม่มีประโยชน์ ควรเขียนอีเมลให้สั้นกระชับ ถ้าต้องพูดถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ก็อธิบายอย่างชัดเจน การเขียนอีเมลให้ได้ดีต้องใช้เวลามากกว่าปกติ ไม่ใช่น้อยกว่าปกติ เพราะต้องร่างแล้วอ่านทบทวนและตัดคำที่ไม่จำเป็นออกไป เอลมอร์ เลเนิร์ด นักเขียนนวนิยายผู้ล่วงลับไปแล้ว เคยตอบคำถามเรื่องการเป็นนักเขียนที่ประสบความสำเร็จว่า “ผมตัดส่วนที่คนอ่านข้ามทิ้งออกไป” อีเมลส่วนใหญ่มักเต็มไปด้วยเรื่องที่คนไม่จำเป็นต้องอ่าน

 

3. เคลียร์อินบ็อกซ์เป็นประจำ คุณใช้เวลานั่งดูอินบ็อกซ์นานแค่ไหนกว่าจะตัดสินใจได้ว่าจะตอบอีเมลฉบับไหนดี หมดเวลาไปกับการเปิดและอ่านอีเมลที่เคยอ่านแล้วมากแค่ไหน การใช้เวลาคิดว่าจะตอบอีเมลฉบับไหนเป็นการสิ้นเปลืองเวลาเปล่าๆ อ่านอีเมลที่เคยอ่านแล้ว (แต่ไม่ยอมทำอะไรเสียทีก็เสียเวลาเหมือนกัน)

เวลาเปิดอีเมลฉบับใหม่ คุณมีทางเลือกหลายอย่าง เช่น อ่านอย่างละเอียด เพื่อจะได้ไม่ต้องกลับมาอ่านอีก อ่านแล้วตอบทันที อ่านแล้วตอบทีหลัง หรือ เก็บไว้อ่านทีหลัง (เป็นเรื่องที่ควรรอ่าน แต่ยังไม่ด่วนนัก และยาวเกินกว่าจะอ่านตอนนี้) ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งทันที โดยเน้นให้เลือก 2 อย่างแรก จำอักษรย่อเก่าแก่นี้ให้ดี OHIO : Only Hold It Once (จับมันแค่ครั้งเดียว) ถ้าอ่านเนื้อความแล้วรู้ว่าต้องทำอะไร ให้ทำทันที มิฉะนั้นคุณมีหวังต้องย้อนกลับมาอ่านใหม่อีกรอบแน่ เสียเวลาเปล่าๆ

ถ้าฝึกทำอย่างนี้ได้ดี กล่องอินบ็อกซ์ของคุณจะมีแต่รายการสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งมักเป็นปัญหาสำคัญซับซ้อน ปัญหาที่ต้องคิดพิจารณาให้ละเอียด (ทำเครื่องหมายว่าอีเมลเหล่านั้นเป็นเรื่องที่ “ต้องดำเนินการ” หรือใน Gmail ก็ติดเครื่องหมายดาวไว้ที่หน้าเอีเมลนั้น) มีเพียงไม่กี่ฉบับที่ “รออ่าน” ซึ่งคุณกลับมาจัดการที่หลังได้

เพื่อให้มั่นใจว่าวิธีนี้จะไม่ใช่การย้ายอีเมลจากอินบ็อกซ์ไปอยู่ในแฟ้ม “ต้องดำเนินการ” คุณต้องสะสางอีเมลที่ต้องดำเนินการทุกวันด้วยเหมือนกัน เป็นกิจวัตรที่เหมาะมากสำหรับทำในตอนเย็น เป้าหมายคือสะสางให้เกลี้ยง แต่ถ้าเหลือน้อยกว่า 5 ฉบับก็นับว่าใช้ได้ มิฉะนั้นอีกไม่นานก็จะมีอีเมลยาวเหยียดอีกแล้วต้องกลับมานั่งเสียเวลาเลือกอีกว่าจะอ่านฉบับไหนก่อนดี

 

4. อ่านและตอบอีเมลตามหลัก LIFO (Last In First Out คือ มาทีหลังออกก่อน) เพราะบางทีอีเมลเก่าก็มีคนจัดการเรื่องนั้นไปแล้ว

 

5. อย่าลืมว่าคุณเป็นเราเตอร์ เวลาได้รับข้อมูลที่มีประโยชน์ ให้พิจารณาดูว่ามีใครอีกบ้างที่จะได้ประโยชน์จากข้อมูลนั้น ตอนเลิกงานแต่ละวัน ให้ทบทวนดูอีเมลที่ได้รับและถามตัวเองว่า “อีเมลฉบับไหนบ้างที่เราน่าจะส่งต่อแต่ไม่ได้ส่ง”

 

6. เวลาใส่ชื่อใครในช่องสำเนาลับ (bcc) ถามตัวเองทุกครั้งว่าทำไม แทบทุกครั้งจะได้คำตอบว่า เพราะคุณกำลังปิดบังอะไรบางอย่าง ซึ่งนอกจากไม่สร้างสรรค์แล้ว ยังอาจเป็นพฤติกรรมแบบเนฟในสังคมที่ส่งเสริมความโปร่งใสอีกด้วย ถ้าคุณได้คำตอบแบบนี้ ก็ส่งสำเนา (cc) ให้คนนั้นทราบอย่างเปิดเผยไปเลย หรือมิฉะนั้นก็ไม่ต้องสำเนาให้เลย

มีเพียงกรณีเดียวเท่านั้นที่เราแนะนำให้ใช้ bcc นั่นคือเวลาที่คุณต้องการเอาชื่อใครบางคนออกจากกลุ่ม สำหรับอีเมลที่ส่งกลับไปมากันยาวเหยียด เวลาตอบกลับถึงทุกคน (“reply all”) ให้ย้ายชื่อคนที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น แล้วไปใส่ไว้ในช่อง bcc และเขียนบอกด้วยว่าคุณทำอย่างนี้ ผู้รัจะโล่งใจที่อีเมลที่ไม่เกี่ยวกับตัวเองลดไปจากอินบ็อกซ์ได้อีกฉบับหนึ่ง

 

7. อย่าโวยวาย ถ้าจำเป็นต้องโวย ให้ไปโวยต่อหน้า อย่าโวยผ่านคอมพิวเตอร์ มันง่ายไป

 

8. หาวิธีตามงานให้ง่ายขึ้น เวลาส่งโน้ตขอให้ใครสักคนช่วยทำอะไรให้และคุณอยากตามงานนั้น ให้สำเนา (cc) โน้ตฉบับนั้นถึงตัวเอง แล้วเขียนกำกับว่า “ตามงานด้วย” (“follow up”) วิธีนี้จะช่วยให้ค้นหาและตามงานได้ง่ายขึ้น แค่ส่งโน้ตฉบับเดิมกลับไปและเขียนถามนำไปว่า “เรื่องนี้เสร็จหรือยัง”

 

9. ช่วยให้ตัวเองหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้นในภายหลัง ถ้าคุณได้รับอีเมลบางอย่างที่คิดว่าอาจะต้องกลับมาอ่านหรือหยิบใช้อีกในภายหลัง ให้ส่งต่อ (forward) อีเมลฉับนั้นถึงตัวเองและเขียนคีย์เวิร์ดสำคัญๆ ของเนื้อหาอีเมลฉบับนั้นรวมไว้ด้วย คิดดูว่าถ้าต้องกลับมาหาอีเมลฉบับนี้อีกในภายหลัง จะหาเจอได้อย่างไร เมื่อย้อนมาค้นหา คุณอาจใช้คำค้นหาคำเดิมได้

 

วิธีการเหล่านี้ใช้กับเอกสารสำคัญอื่นๆ ก็ได้ ไม่เฉพาะแต่อีเมลเท่านั้นโจนาธานใช้วิธีสแกนพาสปอร์ต ใบอนุญาตต่างๆ และบัตรประกันสุขภาพแล้วส่งอีเมลถึงตัวเองพร้อมคีย์เวิร์ดอธิบายกำกับไว้ ถ้าบังเอิญเอกสารเหล่านี้เกิดสูญหายระหว่างเดินทาง เขาก็ยังหาสำเนาได้ง่ายโดยเข้าอีเมลจากเบราว์เซอร์อะไรก็ได้

 

ที่มา : หนังสือเรื่อง คิดอย่างผู้นำ ทำอย่าง Google

 

 


ป.ล.1. add Line มาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้นะครับ หรือติดตามข่าวสารเฉยๆ ผมก็ดีใจแล้วครับ (Line ID : @salarydiy ถ้าดูผ่านมือถือ คลิ๊ก เพื่อ Add Line@ ได้ทันที)

ป.ล. เรียนเชิญผู้สนใจร่วมงาน Career Coach Meeting ที่ผมตั้งใจจัดแบบไม่มีค่าใช้จ่ายเป็นประจำทุกเดือน โดยได้รับการสนับสนุนจาก iTalent (Thailand) Co., Ltd. รอบล่าสุดติดตามรายละเอียดเพิ่มเติมที่ http://salarydiy.com/services/meeting-seminar/ (กดปุ่ม Ctrl+D bookmark หน้านี้ไว้เป็นหน้าประจำได้เลยนะครับ)


Pop – Chutipong Benjasatkul

===============

เรียนรู้ – พัฒนา – ก้าวหน้า – เงินเดือนดี – มีความสุข
http://SalaryDIY.com/
http://facebook.com/SalaryDIY

Image courtesy at Pixabay.com

จำนวนผู้เข้าชม 294 ครั้ง

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *