9 ขั้นตอนง่ายๆ ยกเครื่องเรื่องการประชุม


“คนที่ชอบการประชุม ไม่สมควรจะทำงานอะไร”

— Thomas Sowell


เชื่อ ว่าหลายๆ คนคงเข้าใจประโยคข้างบนนี้ ถ้าเรามีประสบการณ์คล้ายๆ กัน การนั่งในการประชุมเป็นร้อยเป็นพันครั้งในชีวิตการทำงาน เสียเวลาไปนับไม่ถ้วนแบบไม่ค่อยเกิดประโยชน์เท่าที่ควร แต่การประชุมนั้นก็อาจจะเป็นเรื่องราวดีๆ เป็นพื้นที่ให้แลกเปลี่ยนไอเดีย เป็นโอกาสให้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และได้ผลตอบรับทันที

แล้วทีนี้เราจะทำอย่างไรให้มั่นใจว่าการประชุมนั้น เป็นการประชุมที่ดีได้ล่ะ? นี่เป็น 9 ขั้นตอนง่ายๆ ที่เอามาแบ่งปันกัน

 

 

1. ส่งหัวข้อการประชุมล่วงหน้า

ถึง แม้คุณจะอยากให้ทุกคนในออฟฟิศได้ฟังการอัพเดตล่าสุดของโปรเจ็คของคุณก็ตาม จริงๆ แล้วไม่จำเป็นหรอก หรือถึงแม้จะจำเป็น ก็ไม่จำเป็นต้องมาจากการประชุม แค่อีเมลล์ไปสั้นๆ ก็ได้ผลเหมือนกัน

การส่งหัวข้อการประชุมล่วงหน้า ทำให้การประชุมนั้นมีเป้าหมายและทิศทางที่ชัดเจน ทำให้คนที่เข้าร่วมได้เตรียมตัวล่วงหน้าว่าจะช่วยการพัฒนาหรือมีส่วนร่วม อย่างไรได้บ้าง หรือแม้กระทั่งว่าจะเข้าร่วมในส่วนใด

ถ้าคุณกังวลว่า ผู้เข้าร่วมบางคนที่คุณอยากให้เข้าร่วมจะไม่มา ก็แค่ขอไปอย่างสุภาพให้เขามาเข้าร่วม ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเขารู้ว่าคุณต้องการให้เขามีส่วนร่วมจริงๆ อาจจะเป็นการกระตุ้นให้เขาแสดงความคิดเห็นมากขึ้นในหัวข้อสำคัญๆ ก็ได้

 

2. ลำดับความสำคัญ

ลำดับ ความสำคัญอาจจะเปลี่ยนไปหลังจากที่คุณได้ส่งหัวข้อการประชุมไปแล้ว และขณะที่การประชุมเกิดขึ้นจริงๆ อย่ากลัวที่จะรู้ว่าความสำคัญจริงๆ คืออะไร เปลี่ยนแปลงลำดับนั้น หรืออาจจะลบบางหัวข้อออกไป เพื่อให้มั่นใจว่าสิ่งที่สำคัญจะถูกพูดถึงในที่ประชุมจริงๆ

 

 

3. ถามคำถามที่ดี

อย่ายอมรับอะไรง่ายๆ ท้าทายทีมของคุณด้วยการค้นหาเหตุผลของสิ่งต่างๆ

บาง ครั้งทีมของคุณอาจจะอายหรือไม่กล้าพูด แต่เขาอาจจะมีไอเดียดีที่คุณกำลังมองหาอยู่ก็ได้ ใช้คำถามที่เหมาะสมในการชักจูงให้เขากล้าพูดและแบ่งปันความคิดเห็นกัน

 

4. รับฟัง

อย่า ทำให้คำถามดีดีต้องเสียไป แล้วรีบเปลี่ยนประเด็นตอนที่คนอื่นกำลังพูด หรือที่แย่ไปกว่านั้นคือ เช็คโทรศัพท์ จำไว้ว่าไม่มีใครได้เรียนรู้อะไรถ้ากำลังพูดอยู่ แต่อย่างไรก็ตามคุณก็ต้องพูดอยู่ดีนะ

 

5. รู้จังหวะ ว่าเมื่อไหร่ควรขัดจังหวะ

โดยทั่วไป การขัดจังหวะคนอื่นนั้นเป็นเรื่องที่ไม่ค่อยดีเท่าไหร่ แต่บางครั้งก็จำเป็นต้องทำ

ยก ตัวอย่างเช่นในการประชุมที่มีพนักงานอาวุโสคนหนึ่งพูดไม่หยุดมาเป็นเวลา 20 นาทีติดกัน ทุกคนเบื่อและอยากทำอย่างอื่นแล้ว แต่ก็ไม่มีใครกล้าพูด สุดท้ายก็ต้องมีใครสักคนขัดจังหวะขึ้นมา แน่นอนว่าต้องทำอย่างสุภาพและด้วยวิธีที่ดี ซึ่งจะเป็นผลดีกับทุกคน

เป็นผู้ฟังที่ดี มีความอดทน แต่คุณควรรู้เช่นกันว่าจังหวะไหนที่ควรจะต้องขัดจังหวะ แล้วคุณจะประหยัดเวลาและทรัพยากรไปได้ไม่น้อยเลย

 

6. รู้ว่าเมื่อไหร่ควรจะปฏิเสธ

Steve Jobs ผู้เป็นตำนานแห่งการนำการประชุม รู้ดีที่สุดถึงความสำคัญของการปฏิเสธ

มีการประชุมครั้งหนึ่ง (ที่ถือเป็นตำนาน และมีการแชร์ใน youtube นาที ที่ 8:17) ของ Jobs เมื่อมีผู้ร่วมประชุมคนหนึ่งในทีมเสนอว่า เราควรลดระดับลำดับความสำคัญของราคาดีไหมด้วยเหตุผล..1.2.3… พอ Jobs ได้ฟังแบบนั้นเขาก็ทำการตอบไปอย่างเผ็ดร้อนพอควรว่า เรื่องของราคานั้นเป็นเรื่องที่ต่อรองไม่ได้ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ Jobs ได้อธิบายเหตุผลอย่างชัดเจนเป็นฉากๆ ว่าทำไมราคาควรเป็นปัจจัยที่สำคัญอันดับหนึ่ง

การทำงานร่วมกันนั้นดี การรับฟังและแลกเปลี่ยนไอเดียนั้นก็ดีเช่นกัน แต่การเรียนรู้ที่จะปฏิเสธทำให้คุณสามารถให้ความสำคัญกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้

 

7. เริ่มต้นจากความเงียบ

Jeff Bezos CEO ของ Amazon ได้ใช้เทคนิคนี้ ก่อนที่จะเริ่มการประชุม Jeff และทีมผู้บริหารจะใช้เวลา 30 นาทีแรกในความเงียบ อ่านบันทึกยาวหกหน้า เขียนโน้ตที่จำเป็น และที่สำคัญ พวกเขาได้ใช้ความคิด

ไม่น่าเชื่อว่า วิธีนี้ให้ผลที่ดีอย่างไม่น่าเชื่อ ที่จริงแล้วก็เป็นการดีที่แต่ละคนจะมีการเตรียมตัวมาก่อนการประชุม แต่ในความเป็นจริงก็มีหลายครั้งที่เป็นไปไม่ได้ การใช้วิธีในทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันนั้นจะทำให้การประชุมมี ประสิทธิภาพมากขึ้น

 

8. จำกัดเวลา

ถ้า ไม่มีการจำกัดเวลา การประชุมก็มีแนวโน้มจะไปต่ออย่างไม่มีสิ้นสุด ไม่ใช่แค่การจำกัดเวลาสำหรับการประชุม แต่สำหรับแต่ละส่วนหรือหัวข้ออีกด้วย

คุณ ไม่จำเป็นต้องเคร่งครัดขนาดนั้น แต่ก็ต้องมีความระวังและต้องมีคนคอยทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีทิศทาง เช่น คอยหยุดคนที่พูดมากเกินไปง

 

9. กำหนดการติดตามผลงาน

ถ้า ไม่มีใครต้องรับผิดชอบงานอะไร งานนั้นก็คงจะไม่เสร็จ ถ้าต้องมีการประชุมครั้งต่อไป ควรจะมีการกำหนดหลังจากการประชุมอย่างทันที เพื่อเป็นการประหยัดเวลา และทำให้แน่ใจว่าทุกคนจะรับทราบและว่างมาเข้าร่วมประชุม

ลองนำ 9 ขั้นตอนนี้ไปทดลองใช้กับการประชุมของคุณ หวังอย่างยิ่งว่าจะทำให้การประชุมของคุณคุ้มค่าคุ้มเวลาสำหรับทุกคนแน่นอน

 

แปลจากบทความ http://www.inc.com/justin-bariso/9-simple-steps-to-better-meetings

 


ป.ล.1. add Line มาแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้นะครับ หรือติดตามข่าวสารเฉยๆ ผมก็ดีใจแล้วครับ (Line ID : @salarydiy ถ้าดูผ่านมือถือ คลิ๊ก เพื่อ Add Line@ ได้ทันที)

ป.ล.2. เรียนเชิญผู้สนใจร่วมงาน Career Coach Meeting ที่ผมตั้งใจจัดแบบไม่มีค่าใช้จ่ายเป็นประจำทุกเดือน โดยได้รับการสนับสนุนจาก iTalent (Thailand) Co., Ltd. รอบล่าสุด ติดตามรายละเอียดเพิ่มเติมที่ http://salarydiy.com/services/meeting-seminar/ (กดปุ่ม Ctrl+D bookmark หน้านี้ไว้เป็นหน้าประจำได้เลยนะครับ)
===============
เรียนรู้ – พัฒนา – ก้าวหน้า – เงินเดือนดี – มีความสุข
http://SalaryDIY.com/
http://facebook.com/SalaryDIY
Image courtesy at Pixabay.com

จำนวนผู้เข้าชม 309 ครั้ง

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *