การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ


“คนที่ชอบการประชุม ไม่สมควรจะทำงานอะไร” — Thomas Sowell เชื่อ ว่าหลายๆ คนคงเข้าใจประโยคข้างบนนี้ ถ้าเรามีประสบการณ์คล้ายๆ กัน การนั่งในการประชุมเป็นร้อยเป็นพันครั้งในชีวิตการทำงาน เสียเวลาไปนับไม่ถ้วนแบบไม่ค่อยเกิดประโยชน์เท่าที่ควร แต่การประชุมนั้นก็อาจจะเป็นเรื่องราวดีๆ เป็นพื้นที่ให้แลกเปลี่ยนไอเดีย เป็นโอกาสให้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และได้ผลตอบรับทันที แล้วทีนี้เราจะทำอย่างไรให้มั่นใจว่าการประชุมนั้น เป็นการประชุมที่ดีได้ล่ะ? นี่เป็น 9 ขั้นตอนง่ายๆ ที่เอามาแบ่งปันกัน     1. ส่งหัวข้อการประชุมล่วงหน้า ถึง แม้คุณจะอยากให้ทุกคนในออฟฟิศได้ฟังการอัพเดตล่าสุดของโปรเจ็คของคุณก็ตาม จริงๆ แล้วไม่จำเป็นหรอก หรือถึงแม้จะจำเป็น ก็ไม่จำเป็นต้องมาจากการประชุม แค่อีเมลล์ไปสั้นๆ ก็ได้ผลเหมือนกัน การส่งหัวข้อการประชุมล่วงหน้า ทำให้การประชุมนั้นมีเป้าหมายและทิศทางที่ชัดเจน ทำให้คนที่เข้าร่วมได้เตรียมตัวล่วงหน้าว่าจะช่วยการพัฒนาหรือมีส่วนร่วม อย่างไรได้บ้าง หรือแม้กระทั่งว่าจะเข้าร่วมในส่วนใด ถ้าคุณกังวลว่า ผู้เข้าร่วมบางคนที่คุณอยากให้เข้าร่วมจะไม่มา ก็แค่ขอไปอย่างสุภาพให้เขามาเข้าร่วม ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเขารู้ว่าคุณต้องการให้เขามีส่วนร่วมจริงๆ อาจจะเป็นการกระตุ้นให้เขาแสดงความคิดเห็นมากขึ้นในหัวข้อสำคัญๆ ก็ได้   2. ลำดับความสำคัญ ลำดับ ความสำคัญอาจจะเปลี่ยนไปหลังจากที่คุณได้ส่งหัวข้อการประชุมไปแล้ว และขณะที่การประชุมเกิดขึ้นจริงๆ อย่ากลัวที่จะรู้ว่าความสำคัญจริงๆ คืออะไร เปลี่ยนแปลงลำดับนั้น หรืออาจจะลบบางหัวข้อออกไป […]

9 ขั้นตอนง่ายๆ ยกเครื่องเรื่องการประชุม