high productivity


การสื่อสารในศตวรรษแห่งอินเทอร์เน็ตมักหมายถึงการใช้อีเมล แต่ถึงแม้อีเมลจะทรงพลังและมีประโยชน์มากมายก็ตาม แต่มันอาจทำให้มนุษย์ที่มีความสุขและมองโลกในแง่ดีมีอาการขนพองสยองเกล้าได้เหมือนกัน ต่อไปนี้เป็นหลักการที่เราใช้เพื่อลดลางสังหรณ์แบบนั้น   1. รีบตอบให้เร็ว มีคนอยู่ 2 แบบคือ แบบที่เราเชื่อใจได้ว่าจะตอบอีเมลโดยไม่ชักช้า กับอีกแบบหนึ่งทำอย่างนั้นไม่ได้ พยายามเป็นแบบแรกให้ได้ คนเก่งที่มีงานยุ่งมากๆ ที่เรารู้จักส่วนใหญ่เป็นคนตอบอีเมลเร็วมาก ไม่เฉพาะกับเราหรือใครบางคนเท่านั้น แต่ตอบเร็วสำหรับทุกคน การตอบอีเมลเร็วช่วยสร้างกลุ่มสื่อสารโต้ตอบเชิงบวก ทำให้ลูกน้องและเพื่อนร่วมงานอยากให้คุณมาร่วมวงสนทนาและตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ การตอบอีเมลจากทุกคนอย่างรวดเร็วยังช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมขององค์กรที่มีโครงสร้างแบบราบและให้ความสำคัญแก่หลักธรรมาธิปไตยที่คุณพยายามปลูกฝังอีกด้วย คุณอาจตอบสั้นๆ ว่า “รับทราบ” อย่างที่เราชอบใช้ก็ได้ และเมื่อคุณมีความมั่นใจในการตอบกลับอย่างรวดเร็ว ก็เท่ากับเป็นการบอกใครๆอย่างชัดเจนว่า ถ้าไม่มีคำตอบมาหมายความว่าอะไร ในกรณีของเรามักแปลว่า “รับทราบและเดินหน้าได้” ซึ่งดีกว่าการไม่ได้รับคำตอบจากคนอื่นๆ ซึ่งกรณีนั้นมักหมายความว่า “งานเยอะท่วมหัว ยังไม่รู้เลยว่าเมื่อไหร่ถึงจะได้อ่านโน้ตคุณ ถ้าอยากได้คำตอบละก็ รออีกหน่อยก็แล้วกัน แล้วอีกอย่างคือ ผมไม่ชอบขี้หน้าคุณ”   2. เวลาเขียนอีเมล ทุกคำมีความสำคัญ พูดเยิ่นเย้อไม่มีประโยชน์ ควรเขียนอีเมลให้สั้นกระชับ ถ้าต้องพูดถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ก็อธิบายอย่างชัดเจน การเขียนอีเมลให้ได้ดีต้องใช้เวลามากกว่าปกติ ไม่ใช่น้อยกว่าปกติ เพราะต้องร่างแล้วอ่านทบทวนและตัดคำที่ไม่จำเป็นออกไป เอลมอร์ เลเนิร์ด นักเขียนนวนิยายผู้ล่วงลับไปแล้ว เคยตอบคำถามเรื่องการเป็นนักเขียนที่ประสบความสำเร็จว่า “ผมตัดส่วนที่คนอ่านข้ามทิ้งออกไป” อีเมลส่วนใหญ่มักเต็มไปด้วยเรื่องที่คนไม่จำเป็นต้องอ่าน   […]

9เคล็ด(ไม่)ลับ ใช้อีเมลให้เป็น ตามสไตล์ Google